Offentlig upphandling: mer än bara ett anbud – det är ett förtroendeprov
När ett företag lämnar in ett anbud i en offentlig upphandling är det inte bara pris, kvalitet och teknisk kompetens som utvärderas. Det är i lika hög grad en bedömning av hur seriöst, professionellt och pålitligt företaget framstår. Förtroende är en avgörande faktor – och ofta underskattad. I denna kontext spelar språket en nyckelroll.
En anbudstext är inte bara en teknisk specifikation, utan en kommunikativ handling. Den är ett löfte till beställaren: ”Vi förstår vad ni behöver, och vi kan leverera det – med precision, ansvar och transparens.” Detta löfte måste formuleras så att det inger förtroende, och det görs bäst genom språklig noggrannhet, korrekthet och finess.
Förtroende föds i formuleringarna – därför betyder varje ord något
Det offentliga upphandlingsförfarandet är ofta strikt reglerat, formellt och juridiskt förpliktigande. Men även i detta regelstyrda landskap finns ett stort utrymme för tolkning av hur ett anbud uppfattas. Myndigheter och andra upphandlande enheter tolkar inte bara vad som står, utan hur det står skrivet.
Exakt språkbruk visar att du tar upphandlingen på allvar
En text som är fri från språkliga fel, tvetydigheter och vaga formuleringar uppfattas genast som mer tillförlitlig. Den signalerar:
- Att avsändaren är noggrann
- Att företaget har ordning på sina processer
- Att det finns en professionalism i varje led
- Att företaget är kommunikativt moget
Språkliga brister underminerar det tekniska innehållet
Oavsett hur kompetent din lösning är, kan slarviga eller dåligt översatta formuleringar leda till misstolkningar, nedvärderingar av ditt erbjudande eller till och med diskvalificering.
Case: Hur en felaktig preposition kostade en leverantör 12 miljoner
Ett svenskt konsultbolag missade en stor offentlig upphandling i Nederländerna efter att ha lämnat in en engelskspråkig översättning där frasen ”responsible for the system’s security” i originaltexten felaktigt återgetts som ”responsible to the system’s security”. Denna subtila skillnad gjorde att anbudet bedömdes som otydligt kring ansvarsfördelningen – och avslogs.
Så bygger du språklig trovärdighet i varje steg av anbudsprocessen
Att vinna en offentlig upphandling är ett resultat av samverkan mellan strategi, innehåll, dokumentstruktur och språkhantering. Nedan följer de viktigaste momenten där språklig precision avgör intrycket och därmed även chanserna till framgång.
1. Anbudsbrevet – det retoriska fundamentet
Det första dokumentet som ofta läses av den upphandlande myndigheten är anbudsbrevet. Här sätts tonen för hela erbjudandet. Det bör vara koncist, korrekt, respektfullt och samtidigt distinkt.
Tips:
- Undvik floskler och generiska påståenden – skriv istället konkret vad som gör er till en stark partner
- Visa förståelse för beställarens behov, snarare än att bara beskriva vad ni erbjuder
- Använd ett språk som är formellt men tillgängligt – undvik byråkratisk jargong
2. Teknisk beskrivning – tydlighet vinner över teknokrati
I den tekniska specifikationen är det ofta lockande att stapla tekniska termer, akronymer och branschuttryck. Men det är en fallgrop. Det som uppskattas mest är klarhet.
Så skriver du tekniska texter som inger förtroende:
- Definiera alltid facktermer första gången de används
- Se till att meningsbyggnaden är rak och logisk – använd gärna punktlistor
- Översätt inte teknisk text rakt av – anpassa begreppen till målspråket och målgruppen
3. Referensuppdrag – språket som förmedlar erfarenhet
När du beskriver tidigare uppdrag bör fokus ligga på resultat, relevans och lärdomar. Det handlar inte bara om vad du gjort, utan hur du formulerar det.
Effektiv språklig struktur för referensbeskrivningar:
- Kundens behov
- Er lösning
- Genomförande
- Resultat
- Överförbarhet till aktuell upphandling
Språket bör vara aktivt, resultatinriktat och präglat av ansvarstagande. Undvik självhävdelse – välj istället ett språk som visar partnerskap och lösningsfokus.
4. Prisbilagan – även siffror behöver språklig inramning
Prisbilagan är ofta den mest känsliga delen i ett anbud. Även här spelar språket roll – i beskrivningar, förklaringar och eventuella förtydliganden. Oklara formuleringar kring prissättning kan skapa osäkerhet eller ge intryck av dolda kostnader.
Språkliga riktlinjer för prisinformation:
- Var alltid entydig – använd tydliga enheter och referenser
- Förklara vilka kostnader som ingår respektive tillkommer
- Använd konsekvent terminologi (exempelvis ”månadskostnad” istället för omväxlande ”månadligt belopp” eller ”avgift per 30 dagar”)
Språklig precision som konkurrensfördel – i praktiken
Många företag ser fortfarande språklig kvalitet som en bisak i anbudsprocessen. Det är ett misstag. I själva verket är det en av de mest kostnadseffektiva investeringarna ett företag kan göra för att stärka sina chanser i offentliga upphandlingar.
Så påverkar översättningskvalitet utvärderingen
När anbudet ska översättas – ofta till engelska, ibland till andra EU-språk – är det avgörande att använda en professionell översättare som inte bara förstår båda språken, utan också:
- Förstår upphandlingskultur och affärsterminologi
- Kan återge fackspråk på ett läsbart och korrekt sätt
- Har erfarenhet av juridiska texter och formella dokument
Automatiska översättningsverktyg räcker inte till i denna kontext. De introducerar ofta tvetydigheter, grammatiska fel och stilistiska missar som sänker trovärdigheten.
En bra översättning skapar trovärdighet – en dålig skadar er trovärdighet
TOTAL översättningsbyrå har i flera uppdrag översatt hela anbudspaket åt både svenska och internationella företag. Resultaten talar sitt tydliga språk: när språket håller hög nivå, förbättras chanserna avsevärt. Vi har sett fall där en språkligt förbättrad version av samma innehåll gått från ett neutralt intryck till ett vinnande intryck.
Formulär, CV:n och bilagor – varje detalj räknas
Det är lätt att tänka att endast huvuddokumenten är viktiga. Men upphandlande myndigheter läser ofta även bilagor, formulär och CV:n noggrant. Även här måste språket hålla samma standard.
Vanliga misstag i bilagor:
- Ofullständiga meningar
- Blandade språk (exempelvis svensk text med engelska titlar)
- Översatta dokument utan språkanpassning till kultur och kontext
Så bygger du en språklig upphandlingsstrategi
För att säkerställa att språket i upphandlingar håller hög kvalitet bör man arbeta strategiskt. Det innebär att ha rutiner, resurser och professionell språkkompetens på plats.
Bygg ditt upphandlingsteam med språkkompetens
En vanlig framgångsfaktor hos företag som vinner många offentliga upphandlingar är att de har en fast översättningspartner. Detta skapar:
- Konsekvent terminologi
- Snabba leveranser vid skarpa deadlines
- Förståelse för organisationens språkbruk och profil
Checklista: Så granskar du ditt anbud språkligt innan inlämning
- Är alla termer konsekvent använda?
- Finns det onödigt vaga formuleringar?
- Är meningsbyggnaden tydlig och lätt att följa?
- Har översättningen tagit hänsyn till kulturella skillnader?
- Är alla dokument genomgångna av en professionell språkgranskare?
Slutsats: Språket är din mest undervärderade tillgång i offentlig upphandling
Offentlig upphandling är inte bara en teknisk och affärsmässig process – den är också en kommunikativ utmaning. Och i den kommunikationen är språket ditt främsta verktyg för att bygga förtroende, visa professionalism och övertyga om att just du är rätt leverantör.
Språklig precision handlar inte bara om att undvika stavfel – det handlar om att uttrycka rätt sak, på rätt sätt, till rätt publik. Ett välformulerat anbud skapar klarhet, inger respekt och bygger relationer.
På TOTAL översättningsbyrå är vi specialiserade på språkligt stöd i offentliga upphandlingar – från strategisk språkplanering till översättning och språkgranskning av hela anbudspaket. Vi vet att det är detaljerna som avgör, och att ett enda välvalt ord kan vara skillnaden mellan ett förlorat och ett vunnet kontrakt.
Vill du ge ditt nästa anbud bästa möjliga chans? Låt oss se till att dina ord håller vad dina löften lovar.
