Låt mig byta ämne för en stund och dela med mig av mina personliga erfarenheter av att hantera komplicerade dokument.
Att dagligen arbeta för stora medicinska och juridiska företag samt försäkringsbolag innebär en mängd olika utmaningar. Det kan handla om allt från ovanliga språkkombinationer som kräver omedelbar översättning till hantering av handskrivna, nästintill oläsliga dokument som kunder skickar till oss. Ofta finns en förväntan om att vi ska leverera en översättning av högsta kvalitet till samma pris som för ett tydligt, digitalt dokument. Det är en krävande verklighet, och jag har sett det mesta.
Utmaningarna med att översätta handskrivet innehåll
Olika branscher har sina särdrag när det kommer till översättning av dokumentation, men få är så utmanande som handskrivna medicinska journaler och intyg.
Oläslig handstil
Det mesta av det otydliga material vi stöter på ser i bästa fall ut att ha skrivits av någon med en mycket darrig hand. Ibland liknar dokumenten snarare ett desperat meddelande som en främmande livsform klottrat ner i hopp om att få återse sin hemplanet. Även om vi har exceptionellt skickliga lingvister i vårt team, har vi inga utomjordiska experter som kan avkoda det svårtydda material som vissa kunder skickar till oss. Ofta är det helt enkelt en kamp mot klockan att bara tyda vad som står skrivet.
Grammatiska och strukturella problem
Utöver otydlig handstil är dålig grammatik ett vanligt problem. Det kan röra sig om felaktig användning av skiljetecken, bristfällig meningsbyggnad, felaktig kongruens eller syftningsfel. Detta tvingar översättaren att inte bara vara en lingvist, utan även en detektiv som försöker rekonstruera den ursprungliga meningen och avsikten.
Läkemedelsnamn och brist på kontext
En särskild utmaning vid översättning av försäkringsärenden är de varierande varumärkesnamnen på läkemedel. Ett läkemedel kan ha olika namn i olika länder. Detta, i kombination med slarvig handstil, gör det extremt svårt för översättare att identifiera rätt preparat. För att kunna göra en korrekt bedömning krävs ofta mer kontext. En fullständig dokumentation med patientens hela journal kan vara avgörande för att förstå vilket läkemedel som har ordinerats.
Dålig bildkvalitet och låg upplösning
Som om inte klottrig handstil vore nog, är källdokumenten ofta skannade med låg upplösning. Numera är det ännu vanligare att de skickas som ett fotografi taget med en mobiltelefon, ofta i dålig belysning och från en sned vinkel. Den låga bildkvaliteten blir då ytterligare en försvårande omständighet som förlänger och försvårar arbetet.
Blandade språk i samma dokument
En annan komplexitet är tvåspråkigt innehåll. Läkare och annan vårdpersonal är ofta tvåspråkiga och läser vetenskapliga artiklar på exempelvis engelska, vilket gör att de vänjer sig vid terminologi och akronymer på det språket. Ett formulär kan vara på svenska, vilket får en att anta att även det handskrivna innehållet är på svenska. Men inte sällan växlar skribenten fram och tillbaka mellan svenska och engelska, ibland mitt i en mening, vilket skapar förvirring och ökar risken för feltolkningar.
Konsekvenserna: ökade kostnader och längre ledtider
Att hantera slarvigt handskrivna dokument är både dyrt och tidskrävande. Till att börja med rör det sig om en text som inte kan konverteras till ett redigerbart digitalt format med någon form av programvara. Eftersom texten är svårtydd måste översättaren fakturera för den extra tid det tar att enbart dechiffrera innehållet. Även ordräkningen, som ligger till grund för prissättningen, blir inledningsvis en uppskattning baserad på tidskrävande beräkningar där man hoppas ha fångat alla ord i källmaterialet.
Vägen framåt: digitalisering
Vad kan man då göra för att underlätta processen? Svaret ligger i tekniken. Många länder har redan infört lagar som kräver obligatorisk digitalisering av formell, juridisk, administrativ och medicinsk dokumentation. Detta verkar vara den enda rimliga vägen framåt.
Elektroniska dokument och digitala register ersätter pappersdokument i allt fler sektorer, men just juridikbranschen har visat sig vara långsammare i sin anpassning. Även om digitala säkerhetskopior är en trygghet om något skulle hända med de fysiska arkiven, kvarstår frågan: har elektroniska juridiska dokument samma bevisvärde och lagliga tyngd som papperskopior?
Tidigare var advokater enligt lag tvungna att spara originalutskrifter av handlingar i sju år, vilket förklarar en del av motståndet mot att helt förlita sig på elektroniska filer. Nyare lagstiftning kräver dock inte längre originaldokument i de flesta fall, vilket innebär att digitala kopior är juridiskt likvärdiga med originalen i de flesta rättsliga förfaranden. I teorin är det alltså fullt möjligt för advokatbyråer att helt övergå till elektronisk dokumentation, vilket dessutom är betydligt bättre för miljön.
Trots de uppenbara fördelarna finns det faktorer som hindrar en fullständig övergång. Gamla vanor är svåra att bryta, och även om bara ett fåtal dokument behöver sparas i pappersform av juridiska skäl, är det troligt att många advokatbyråer fortsätter att behålla pappersversioner av allt material. Denna utveckling är dock i ständig rörelse. I takt med att den digitala ekonomin integreras i den juridiska branschen och lagarna anpassas, kommer fler byråer att kunna öka andelen digitalt lagrade dokument, vilket minskar deras kostnader och ökar tryggheten. De val som görs idag kommer att forma hur branschen ser ut imorgon.
