Varför anlita en extern partner för era översättningar?
Att anlita en professionell språkleverantör för era översättningsbehov är ofta en klok investering. Alla företag har inte de interna resurser eller den personal som krävs för att hantera lokalisering på egen hand. I dessa fall är det ett effektivt sätt att överbrygga klyftan genom att anlita en byrå som är specialiserad på just den här typen av arbete.
Om det här är första gången ni överväger att arbeta med externa översättningstjänster har ni säkerligen många frågor kring processen:
- Vilka är fördelarna med att arbeta med en professionell språkleverantör?
- När är det rätt läge att göra det?
- Vilken typ av översättningsarbete kan man lägga ut på en extern partner?
- Hur hittar man en pålitlig översättningsbyrå eller en kvalificerad frilansöversättare?
- Hur mycket kostar det att outsourca översättningar?
- Vilka utmaningar kan uppstå och hur hanterar man dem?
För att hjälpa er att räta ut dessa frågetecken kommer det här inlägget att gå igenom hela processen, steg för steg. Vårt mål är att ni, efter att ha läst klart, ska känna er trygga med att ta nästa steg för att få den professionella översättningshjälp ni behöver.
Högre översättningskvalitet
När ni arbetar med en professionell översättare är de just det – professionella. Detta är inte menat som kritik mot dig eller någon annan flerspråkig person på ert företag, men att kunna tala ett språk flytande är inte samma sak som att vara kvalificerad att översätta professionellt.
Som vi tidigare har tagit upp här på bloggen är översättning en komplex konst. En översättare måste balansera en mängd språkliga och kulturella aspekter för att korrekt kunna överföra ett budskap från ett språk till ett annat. Detta gäller särskilt när innehållet är kreativt och nyanserat, som exempelvis i marknadsföring. Av den anledningen är det nästan alltid bättre att anlita någon som arbetar med detta dagligen än att försöka göra det själv.
Spara värdefulla resurser
När ni anlitar en extern individ eller byrå för er översättning påverkar det inte era övriga interna arbetsprocesser. Ni behöver inte avsätta er egen tid eller tid från en medarbetare som redan är upptagen med andra viktiga uppgifter. Dessutom sparar ni in på administrativa kostnader, eftersom ni inte behöver lägga tid på att arbetsleda och kvalitetssäkra arbetet internt. Istället kan ni överlämna uppdraget till en expert och lita på att de levererar enligt överenskommelse. Under tiden kan ni fortsätta fokusera på det ni gör bäst – att driva er kärnverksamhet framåt.
Tillgång till expertkunskap utöver själva översättningen
Professionella översättare besitter inte bara språkliga färdigheter, utan är vanligtvis även specialiserade inom specifika branscher eller ämnesområden, som exempelvis juridik, medicin eller teknik. Denna typ av nischad kunskap är avgörande för att terminologin ska bli korrekt.
Detta är kunskap som personer utanför dessa fält sällan besitter. Föreställ er att själva översätta ett juridiskt kontrakt och begå ett misstag – det skulle kunna få allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser för ert företag. Därför är outsourcing särskilt värdefullt för material som ligger utanför er egen expertis. Men även om det handlar om ert eget ämnesområde, är det inte säkert att ni har den specifika terminologi som krävs på målspråket. Även här kan ni dra nytta av en kompetent extern leverantörs expertkunskaper.
Minskade kostnader
Vi kommer att tala mer om prissättning i detalj längre ner, och professionella översättningstjänster är förstås en investering. Men om man jämför kostnaden med att bygga upp och underhålla en egen intern översättningsavdelning, är det i de flesta fall ett betydligt mer kostnadseffektivt alternativ.
Om ni har omfattande och återkommande översättningsbehov blir det dyrt att bygga den infrastruktur som krävs för att hantera storskaliga lokaliseringsprojekt. Ni måste anställa personal (ofta en person för varje språkkombination), utbilda dem och betala deras löner, även under perioder då det inte finns några aktiva översättningsuppdrag. Dessutom behöver de sannolikt tillgång till specialiserade och kostsamma översättningsverktyg (CAT-verktyg).
Slutligen tillkommer själva projektledningen. Någon måste övervaka processen och säkerställa att översättningsflödet fungerar smidigt. Hos en extern språkleverantör är alla dessa delar redan på plats.
Högre skalbarhet och flexibilitet
Utöver kostnaderna finns frågan om skalbarhet. Om ert företag växer snabbt och därmed även era översättningsbehov, kan det vara svårt för en intern avdelning att anpassa sig i samma takt. Det kan kräva tidskrävande nyrekryteringar och upplärning.
En etablerad översättningsbyrå, å andra sidan, har redan ett stort nätverk av kvalificerade frilansöversättare och lingvister att tillgå. På så sätt kan de snabbt skala upp och möta era växande behov med en helt annan flexibilitet än vad ni själva kan åstadkomma.
Snabbare handläggningstid
Slutligen handlar det om snabbhet. Professionella översättare har lång erfarenhet och är helt enkelt effektivare i sitt hantverk än icke-specialister. De investerar dessutom ofta i den senaste tekniken för att effektivisera sina processer, som moderna CAT-verktyg med översättningsminnen och termbaser, vilket säkerställer både snabbhet och konsekvens.
De har helt enkelt rätt verktyg, infrastruktur och erfarenhet för att kunna utföra mer arbete på kortare tid. Kort sagt, ni får det resultat ni kan förvänta er när ni anlitar ett proffs: de gör jobbet bättre och snabbare.
Så när bör ni anlita en extern leverantör?
Utifrån fördelarna ovan kan vi dra slutsatsen att valet att hantera översättningar internt eller externt främst beror på tre faktorer: antal språk, volym och ämnesområde.
Om era behov är begränsade till ett enstaka språkpar, volymen är hanterbar och ämnet ligger helt inom er egen expertis (till exempel enklare innehåll på er egen webbplats), kan det fungera utmärkt att hantera det internt om ni har en språkkunnig person i personalen.
Men om ni:
- behöver översätta till flera olika språk,
- och/eller hanterar stora volymer av innehåll,
- och/eller materialet kräver specialistkunskap (t.ex. ett juridiskt avtal),
- samtidigt som ni behöver kunna skala upp snabbt,
då är det nästan alltid mer tids-, resurs- och kostnadseffektivt att samarbeta med en professionell språkleverantör än att bygga upp en egen intern lösning.
Vilken typ av översättningar kan ni outsourca?
Om ni nu överväger att anlita en extern översättningspartner, vilken typ av material kan ni då få hjälp med? Svaret är: i stort sett vad som helst. Som nämnts tidigare finns det översättare med expertis inom nästan alla tänkbara områden, inklusive men inte begränsat till:
Webbplatser
För de flesta företag är webbplatsen den primära kommunikationskanalen. Att presentera den på flera språk för att nå en större publik är ett logiskt steg, särskilt inom e-handel. En bra språkleverantör ser inte bara till att texten blir korrekt, utan anpassar den också för att fungera med befintlig layout och design, samt tar hänsyn till flerspråkig SEO.
Dokument
Allt från juridiska avtal och tekniska manualer till finansiella rapporter och interna policydokument kan översättas. För den här typen av översättning är det avgörande att arbeta med någon som är insatt i ämnet och behärskar den specifika terminologin.
Appar och programvara
Lokalisering av mjukvara liknar webbplatsöversättning i det att ett starkt fokus måste ligga på användarupplevelsen (UX). Översättningen måste anpassas för att passa gränssnittet och vara intuitiv för användaren. Ofta behöver textsträngarna extraheras ur källkoden innan översättningsarbetet kan påbörjas.
Videor
Ett annat vanligt område är medieöversättning. I takt med att streamingtjänster och videoplattformar växer, ökar behovet av professionella undertexter (både för översättning och för tillgänglighet) samt dubbning av filmer, serier och utbildningsmaterial.
Marknadsföringsmaterial
Företag som vill verka globalt måste anpassa sina budskap till lokala marknader. Detta kräver en hög grad av kreativitet och kulturell förståelse – ett område som ofta kallas transcreation. Det handlar mer om att överföra en känsla och ett budskap än att översätta ord för ord. Arbetet kan även innefatta lokalisering av bilder och grafiskt material.
Hur man hittar rätt översättningspartner
Nästa logiska fråga är naturligtvis: hur kommer man i kontakt med de byråer eller frilansare som man kan anförtro sitt översättningsarbete till? Låt oss titta närmare på det.
Be om rekommendationer
Enligt översättarna själva är personliga rekommendationer det vanligaste sättet för nya kunder att hitta dem. Om ni letar efter hjälp är det därför en utmärkt start att fråga runt i ert professionella nätverk. Detta är särskilt effektivt om ni söker en branschexpert – fråga då företag som liknar ert eget vilka leverantörer de har goda erfarenheter av.
Gör er egen research online
Om ert nätverk inte ger några resultat är nästa steg att söka på nätet. Det finns professionella nätverk, branschorganisationer och företagsregister där ni kan hitta både byråer och frilansare. Var tydlig med exakt vad ni söker. Majoriteten av översättare är egenföretagare, men som tidigare nämnts: om ni har mer komplexa eller storskaliga behov kan det vara en bättre idé att arbeta med en byrå som har en större pool av specialiserade översättare.
För att underlätta har vi samlat detaljerade guider om var man hittar översättningsföretag, frilansare och specialister på webbplatslokalisering. Dessa inlägg beskriver exakt var ni kan leta och vilka steg ni bör ta för att anlita dem, så att ni inte behöver börja från noll.
Hur man utvärderar potentiella kandidater
När ni har en lista med potentiella kandidater, hur vet ni då vem ni ska välja? Det finns flera sätt att utvärdera en potentiell språkleverantör.
Ett bra första steg är att titta på onlineomdömen. Kontrollera betyg på oberoende recensionssajter som Clutch eller Trustpilot. Även Google och Facebook kan vara bra källor till kundrecensioner. Var särskilt uppmärksam på eventuella negativa omdömen och hur företaget har svarat på dem – det ger en god indikation på deras professionalitet och kundservice.
Undersök även de kundcase och referenser som företaget själva presenterar på sin webbplats. Om det finns många och från relevanta branscher är det ett gott tecken. Ni kan också be om att få tala med tidigare kunder för att höra om deras erfarenheter.
Slutligen, om ni utvärderar en byrå eller frilansare via deras egen webbplats, bedöm kvaliteten på själva webbplatsen. Är den professionell, välskriven och fri från fel? Det är ofta en bra indikator på deras generella kvalitetsnivå.
Hur mycket kostar det att outsourca översättning?
Låt oss nu tala om prissättning. Den slutgiltiga kostnaden beror på ett antal faktorer, där en av de främsta är hur vanlig er språkkombination är. En översättning från engelska till svenska är naturligtvis billigare än en från ungerska till xhosa, helt enkelt för att tillgången på kvalificerade översättare är mycket större i det första fallet.
Utöver språkkombinationen spelar även dessa faktorer en viktig roll:
Arbetsvolym
Detta är självklart: ju mer text som ska översättas, desto högre blir kostnaden. Många byråer erbjuder dock ett lägre ordpris för större volymer, vilket kan göra stora projekt mer kostnadseffektiva.
Översättarens erfarenhet och specialisering
Personer som har varit i branschen länge och finslipat sina färdigheter kan ta ut högre arvoden, eftersom de vanligtvis levererar högre kvalitet och arbetar mer effektivt. Detsamma gäller specialister inom komplexa områden.
Komplexitet
En annan faktor är textens svårighetsgrad. En översättning som kräver djupgående specialistkunskaper, som exempelvis patentansökningar eller medicinska studier, är dyrare än en enklare, mer allmän text.
Tidsram
Hur snabbt ni behöver översättningen påverkar också priset. Expressuppdrag eller uppdrag som kräver arbete utanför ordinarie kontorstid kostar normalt mer än de som kan utföras i ett lugnare tempo.
Observera att frilansare vanligtvis tar betalt per ord eller per timme. Översättningsbyråer, å andra sidan, erbjuder oftast ett fast projektpris baserat på de tjänster som ingår.
Vanliga utmaningar att vara förberedd på
Precis som i alla professionella samarbeten är processen inte alltid helt friktionsfri. Det finns utmaningar som kan dyka upp. Förutom de allmänna svårigheterna med själva översättningshantverket kan följande situationer uppstå:
Ojämn kvalitet
Det kan krävas en del efterforskning innan ni hittar en leverantör som konsekvent möter era kvalitetskrav. Detta kan även hända när ni arbetar med en byrå, där olika projekt kan tilldelas olika översättare med varierande stil och erfarenhet.
Brist på kontroll
När ni lägger ut hela ansvaret för översättningen är processen bokstavligen utanför er direkta kontroll. Om er valda leverantör inte kommunicerar tydligt och proaktivt kan det vara svårt att följa arbetets framsteg.
Otillräcklig förståelse för ert varumärke
En extern leverantör känner inte ert företag, era mål, er målgrupp och er varumärkesröst lika väl som ni gör. Därför finns det en risk att de inte fullt ut kan återspegla dessa aspekter när de översätter ert innehåll om de inte får en grundlig genomgång.
Bristande kulturell anpassning
Kultur spelar en enorm roll i översättning. Olika länder som talar samma språk kan ha helt olika kulturella referenser och sätt att uttrycka sig. Om detta är viktigt för er, se till att er översättare inte bara behärskar språket, utan också har en djup förståelse för mållandets kultur.
Sekretessfrågor
Om ni lämnar över material som innehåller känslig eller konfidentiell information, hamnar det utanför er direkta kontroll. Även om sekretess och ett signerat sekretessavtal (NDA) bör vara en självklar del av ert samarbete, är det viktigt att välja en betrodd partner.
Detta är bara några av de utmaningar som kan uppstå. Var beredd på att hantera oväntade situationer – det är en normal del av alla projekt. Genom att samarbeta med en erfaren och kommunikativ översättningsbyrå kan ni dock övervinna de flesta hinder.
En notering om maskinöversättning
När man ställs inför kostnaderna för professionell översättning är en naturlig reaktion att fundera på om man inte kan använda gratis maskinöversättning istället. När man jämför maskinöversättning (MT) med manuell översättning är hastighet och pris definitivt de områden där MT har en klar fördel.
Det är dock avgörande att komma ihåg att även om MT-tekniken har blivit avsevärt bättre, är den fortfarande inte felfri. Den kan ofta hantera grundläggande meningsstruktur och terminologi, men den missar nyanser, kulturella referenser och kontext. Resultatet kan bli allt från lätt komiskt till direkt vilseledande, vilket kan skada ert varumärkes trovärdighet – särskilt för viktigt material som juridiska dokument.
Kvaliteten på maskinöversättning är också starkt beroende av språkkombinationen. Precis som för mänskliga översättare är verktygen bättre på vanliga språk (som engelska) än på mindre vanliga. Ju mer nischade era behov är, desto mer sannolikt är det att ni behöver en mänsklig översättare, åtminstone för att granska och efterredigera (så kallad PEMT – Post-Editing of Machine Translation).
Många professionella översättningsleverantörer använder själva MT som ett verktyg för att effektivisera processen, men de låter alltid en mänsklig expert utföra den nödvändiga granskningen för att säkerställa kvalitet och exakthet. Så även om maskinöversättning kan vara tillräckligt för enkla, interna uppgifter, är det inte något ni bör förlita er på för ert viktiga, externa innehåll. För det krävs riktiga experter.
Använd outsourcing av översättning till er fördel
Att anlita en extern partner för ert översättningsarbete kan leda till högre kvalitet, förkorta leveranstider och vara mer kostnadseffektivt än att försöka hantera allt internt. Det är ett särskilt starkt alternativ när ni hanterar stora volymer, när ert material kräver specialistkunskaper och/eller när ni behöver kommunicera på flera språk samtidigt.
I den här guiden har vi gått igenom allt ni behöver veta om att outsourca era översättningar. Ni vet nu vilka fördelarna är, vad ni kan få hjälp med, hur ni hittar rätt leverantör, vilka kostnader ni kan förvänta er och vilka utmaningar som kan uppstå. Förhoppningsvis känner ni er nu redo att utforska era möjligheter. Genom att välja en kompetent och erfaren översättningsbyrå kan ni säkerställa att ert globala budskap når fram precis som det är tänkt.
