Certifieringens värld – En global karta med språkliga gränser
När företag expanderar över nationsgränserna, stöter de oundvikligen på den komplexa världen av internationella certifieringar och ISO-standarder. Dessa certifieringar är inte bara ett kvalitetsmärke, utan ofta ett formellt krav för att få verka i eller leverera till specifika marknader. Vad många företag dock förbiser är att språket spelar en central roll i certifieringsprocessen. Att leverera dokumentation på målspråkets nivå, korrekt översatt och anpassad, är ett absolut måste. Denna artikel fördjupar sig i vilka översättningskrav som ställs vid internationella certifieringar och ISO-standarder och varför professionell översättning är en strategisk investering.
Varför ISO och internationella certifieringar ställer krav på översättning
Certifieringar och standarder som ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 och många andra reglerar allt från kvalitetsledning till miljöansvar och informationssäkerhet. De är erkända över hela världen men varje land och region tillämpar och tolkar dem genom sitt eget juridiska, kulturella och språkliga filter. Därför krävs det ofta att hela, eller delar av, certifieringsdokumentationen översätts.
ISO:s officiella språk är engelska, franska och ryska, men det betyder inte att dessa språk alltid räcker i praktiken. Lokala myndigheter, ackrediteringsorgan och revisionsföretag kräver oftast att dokumentationen finns på det lokala språket. Ett företag som vill certifiera sig i Japan måste till exempel tillhandahålla dokumentation på japanska.
Vad måste översättas?
Vanligtvis omfattas följande dokument av översättningskrav:
- Manualer och handböcker (t.ex. kvalitetsmanualer, miljömanualer)
- Policyer och riktlinjer
- Processbeskrivningar och procedurer
- Riskanalyser och bedömningar
- Ledningssystemets dokumentation
- Utbildningsmaterial
- Interna och externa kommunikationsdokument
- Certifikat och ackrediteringsbevis
Språkbarriärer kan vara dyrare än du tror
Att förbise eller kompromissa med kvaliteten på översättningen av certifieringsdokument kan få allvarliga konsekvenser. En felöversatt riskanalys kan till exempel leda till att en produkt inte godkänns på marknaden eller i värsta fall att ett företag mister sitt certifikat.
De vanligaste riskerna vid bristfällig översättning
- Missförstånd i tolkning av säkerhets- eller kvalitetskrav
- Avslag eller fördröjning i certifieringsprocessen
- Juridiska konsekvenser vid avvikelser eller olyckor
- Försämrat förtroende från kunder, partners och myndigheter
- Extra kostnader för omöversättning och rättningar
Det är därför ingen överdrift att säga att översättning i samband med certifiering ofta är en fråga om företagsöverlevnad.
ISO och översättning – Vad säger standarderna själva?
Intressant nog innehåller flera ISO-standarder, direkt eller indirekt, krav på översättning. Även om de sällan specificerar exakt hur översättningen ska ske, nämns det i flera standarder att ledningssystemets dokumentation ska vara ”tillgänglig och begriplig” för organisationens intressenter. I internationella sammanhang innebär detta i praktiken att översättning är nödvändig.
Exempel från ISO-standarder
- ISO 9001:2015 (Kvalitetsledning): Dokumentation ska vara tillgänglig och förståelig för berörda parter.
- ISO 45001:2018 (Arbetsmiljö): Information som rör arbetsmiljö och säkerhet ska kommuniceras till alla medarbetare på ett språk de förstår.
- ISO 27001:2022 (Informationssäkerhet): Säkerhetspolicyer och procedurer måste vara tydliga och tillgängliga för alla som omfattas av dem.
Att dokumenten bara existerar på ett annat språk än det som används i den lokala verksamheten anses inte vara förenligt med dessa krav.
Myndigheters och ackrediteringsorgans krav – mer än bara översättning
Det är inte ovanligt att nationella myndigheter och certifieringsorgan ställer ännu högre krav än vad ISO gör. I många länder krävs det att översättningen dessutom är utförd av en auktoriserad eller certifierad översättare.
Exempel på länder med formella översättningskrav
- Tyskland: Tekniska och juridiska dokument måste ofta översättas av en auktoriserad översättare.
- Frankrike: Dokumentation som rör arbetsmiljö och säkerhet måste enligt lag vara tillgänglig på franska för alla anställda.
- Kina: Certifieringsprocesser inom exempelvis livsmedelssäkerhet och industriproduktion kräver ofta översättningar godkända av lokala myndigheter.
- Brasilien: Översättningar som används i certifieringssammanhang måste ofta göras av en ”Tradutor Público Juramentado”, en statligt auktoriserad översättare.
Professionell översättning som konkurrensfördel
Att investera i en högkvalitativ översättning handlar inte bara om att undvika avslag och fördröjningar. Det kan också fungera som en strategisk konkurrensfördel. Företag som visar att de tar lokal anpassning och tydlig kommunikation på allvar får ofta ett ökat förtroende från såväl myndigheter som kunder och partners.
Fördelar med professionell certifieringsöversättning
- Snabbare och smidigare certifieringsprocess
- Större trovärdighet och förtroende på marknaden
- Förbättrad intern kommunikation och förståelse
- Riskminimering och bättre efterlevnad av lagkrav
- Möjlighet att expandera till nya marknader med försprång
ISO 17100 – Kvalitetsstandarden för översättning
Det är värt att nämna att det finns en egen ISO-standard för översättning: ISO 17100:2015. Den specificerar kraven på översättningstjänster, inklusive kompetenskrav för översättare, kvalitetssäkring och processer. En översättningsbyrå som TOTAL översättningsbyrå arbetar i enlighet med denna standard för att garantera att översättningarna uppfyller just de krav som certifieringsorgan ofta efterfrågar.
Viktiga aspekter i ISO 17100
- Översättare ska ha dokumenterad kompetens och språklig expertis
- Alla översättningar ska genomgå korrekturläsning och kvalitetssäkring
- Projektledning och kommunikation ska dokumenteras och följas upp
Så arbetar TOTAL översättningsbyrå med certifieringsöversättningar
TOTAL översättningsbyrå har mångårig erfarenhet av att hantera översättningar för företag som siktar på internationella certifieringar. Byrån arbetar metodiskt enligt etablerade processer och säkerställer att varje projekt uppfyller kraven enligt både ISO 17100 och de specifika krav som gäller för aktuell certifiering.
Nyckelsteg i processen
- Inledande behovsanalys där krav och syfte definieras
- Urval av översättare med branschspecifik kompetens
- Terminologiarbete för att säkerställa att översättningen följer vedertagen fackspråk och standarder
- Översättning och intern kvalitetssäkring
- Eventuell auktorisering av översättning om så krävs av certifieringsorganet
- Slutleverans och kundstöd inför och under certifieringsrevisionen
Vanliga frågor TOTAL möter om översättning och certifiering
1. Måste allt översättas?
Inte alltid. Ibland räcker det att vissa centrala dokument översätts. Det är dock alltid viktigt att kontrollera vad som krävs av det specifika certifieringsorganet och i det aktuella landet.
2. Kan vi använda intern personal för översättning?
Det är sällan att rekommendera vid certifiering. Professionella översättare med kunskap om både fackspråk och standarder minskar risken för fel och missförstånd.
3. Räcker det att översätta till engelska?
Inte nödvändigtvis. Många länder kräver dokumentation på det officiella språket, även om engelska accepteras i vissa fall.
Språk – En osynlig nyckel till internationell framgång
Certifieringsprocesser handlar inte bara om teknik, kvalitet och systematik. De handlar också om kommunikation. Att kunna presentera sin organisation, sina processer och sina styrkor på ett klart, korrekt och övertygande sätt är minst lika viktigt som att ha dokumenten i sig. Därför är översättning en integrerad del av hela certifieringsresan.
Den professionella översättningen som en investering
Genom att prioritera professionella översättningar av certifieringsdokument säkerställer företaget:
- Rättssäkerhet
- Korrekt och tydlig kommunikation
- Effektivare revisioner och certifieringar
- Stärkt varumärke och trovärdighet internationellt
TOTAL översättningsbyrå hjälper er att nå dessa mål genom att vara en pålitlig partner i varje steg på vägen mot internationell certifiering och marknadstillträde.
Slutsats – En investering som lönar sig på alla fronter
Översättning är inte en bisak i certifieringsprocesser – det är en central framgångsfaktor. Genom att arbeta systematiskt, strategiskt och professionellt med översättningar säkerställer företag att de når målen både vad gäller kvalitet, säkerhet och affärsutveckling. TOTAL översättningsbyrå har kompetensen, erfarenheten och processerna för att guida er genom den språkliga delen av er internationella certifieringsresa.
En korrekt och professionell översättning av ert ledningssystem är ofta nyckeln som öppnar dörren till nya marknader, större affärer och långsiktig framgång.
