Fyra aspekter gällande en översättningsbyrås storlek och dess betydelse för dig

INNEHÅLL ▸

Så väljer du rätt översättningsbyrå – varför storlek och erfarenhet spelar roll

Som översättningsbyrå får vi ofta detaljerade frågor från potentiella internationella klienter. Det är frågor som visar på en stor medvetenhet om vad som krävs för ett lyckat samarbete. Här är några exempel på frågor vi har fått:

Hur stort är ert företag? Är ni bara en grupp frilansande översättare i en källarlokal?

Kan ni redogöra för er årsomsättning och antalet heltidsanställda?

Vilken erfarenhet har ni av marknadsföringsöversättning?

Beskriv er erfarenhet gällande elektroniska komponenter och elektroteknik.

Hur många av era kvalificerade översättare har lång erfarenhet inom elektroteknik?

På vilka av era kontor finns lingvister på plats och vilka språk behärskar de?

Hur fördelar ni ett stort projekt mellan flera olika lingvister?

Hur ser er process ut från start till mål, och hur styr ni lingvister och arbetsflöden?

Dessa frågor visar tydligt hur avgörande en översättningsbyrås storlek och erfarenhet inom specifika områden är för en kund. Båda delarna har stor betydelse för slutresultatet. Den här artikeln kommer att lista och beskriva fyra huvudaspekter att ta hänsyn till när du utvärderar en översättningsbyrås storlek och kapacitet innan du fattar ditt beslut.

1. Företagets storlek spelar roll – åt båda håll

Språk- och översättningsindustrin har vuxit snabbt under det senaste decenniet och fortsätter att expandera. Enligt en rapport från Statista nådde den globala marknaden för språktjänster en storlek på 46,9 miljarder amerikanska dollar 2019, med en prognos på 56,18 miljarder dollar för 2021. Siffrorna visar hur omfattande branschen är, och därmed hur många alternativ du som kund har att välja mellan.

När man väljer översättningsbyrå utifrån storlek är det viktigt att först definiera några grundläggande aspekter av det egna behovet.

Vad är du beredd att betala för översättningen?

Beroende på var ditt företag befinner sig i sin expansionsfas kommer ni att ha olika behov och en varierande budget för översättning. Gemensamt för alla, oavsett bransch, är dock att ingen vill spendera mer än nödvändigt. Alla vill spara där det är möjligt och minska sina kostnader, särskilt i ett utmanande ekonomiskt klimat där lokaliseringskostnader noggrant måste motiveras.

Din budget är en avgörande faktor när du väljer en översättningsbyrå baserat på dess storlek. Om du beslutar dig för att anlita ett globalt mångmiljonföretag kan du vara säker på att du inte kommer att minimera dina kostnader. Ju större en översättningsbyrå är, desto mer kommer de generellt att debitera. Stora team och omfattande administration medför högre omkostnader som i slutändan måste täckas av kundernas arvoden. Det betyder att priserna du erbjuds kanske inte stämmer överens med dina förväntningar.

Anlitar du däremot en mindre byrå kommer deras prissättning ofta att vara mer konkurrenskraftig tack vare lägre omkostnader. Så, hur mycket är du villig att betala?

Att ha i åtanke: Företag som vill få en verklig avkastning på sin investering (ROI) och inte bara ser översättning som ett nödvändigt attribut, spenderar i genomsnitt 0,5 % av föregående års intäkter på översättning och lokalisering.

Hur stora volymer behöver översättas och till hur många språk?

Ett gott råd är att översätta så mycket som möjligt inom ramen för din budget för att ge ett konsekvent intryck. Anta att ni lokaliserar er webbplats till tyska, franska, kinesiska, japanska och spanska. Räcker er budget enbart till att översätta startsidan och ”om oss”-sidan, eller inkluderar ni även viktiga blogginlägg, produktbeskrivningar och kundcase?

Hur mycket är 0,5 % av förra årets intäkter?

Hur ser er plan ut för kommande produktlanseringar, gällande användargränssnitt och dokumentation? Är detta inkluderat i budgeten för översättning? Hur är det med marknadsmaterial och utbildningsmaterial? Detta är faktorer som påverkar beslutet om hur många språk ni bör börja med. Om planen är att successivt översätta betydande mängder innehåll kan det vara klokt att samarbeta med en mindre eller medelstor översättningsbyrå.

En sak är att betala ett lägre pris. En annan, minst lika viktig, är att säkerställa konsekvensen i allt ert översatta material. Större leverantörer lägger ofta ut mindre eller specialiserade jobb på underleverantörer, det vill säga mindre byråer som är nischade inom exempelvis vissa språkfamiljer. Om du vill översätta din webbplats till italienska, portugisiska och koreanska är det möjligt att uppdraget delas upp mellan två olika underleverantörer: en för de europeiska språken och en för de asiatiska.

Om du istället skickar ditt material direkt till ett mindre lokaliseringsföretag kommer de troligen att använda tre separata, men internt hanterade, översättare. Skillnaden ligger i projektledningen. Anlitar du en stor byrå som i sin tur anlitar två mindre byråer kommer processen att styras av olika projektledare. Fler mellanhänder kommer att hantera ditt material, vilket ökar risken för inkonsekvens och avvikelser.

Varför betala mer än nödvändigt om du planerar att översätta en mindre mängd material till ett enda språk? Och om du ska översätta stora volymer till flera språk, varför riskera sämre konsekvens till en högre kostnad?

Hur mycket uppmärksamhet förväntar du dig från din översättningsbyrå?

När du anförtror ditt material till en översättningsbyrå vill du förmodligen inte ha en opersonlig relation och komplexa beslutsvägar. För att säkerställa att ditt material blir perfekt översatt behöver du vara trygg med att din leverantör verkligen lyssnar på dina behov och att ni har en smidig, tydlig och öppen kommunikation. Vikten av god kundservice ska aldrig underskattas.

När du anlitar en mindre aktör får du vanligtvis den uppmärksamhet du förtjänar. Det handlar inte bara om att de lyssnar på dina förväntningar, utan också att de aktivt strävar efter att förstå dina affärsmål och behov. Det innebär också att de snabbt kan uppmärksamma dig på potentiella problem eller oklarheter i källmaterialet under processens gång.

Vad en dedikerad byrå kan erbjuda:

En dedikerad projektledare som personligen ansvarar för ditt projekt från start till mål och ser till att det slutförs effektivt.
Rak och smidig kommunikation utan fördröjningar som uppstår när ärenden vidarebefordras mellan olika avdelningar.
En personlig översättningsprocess kombinerad med smart automatisering, så att dina filer levereras i tid utan onödiga manuella steg.
Djupgående vägledning och expertis, så att du kan känna dig trygg med att din översättningspartner har den kunskap som krävs.

Hos en mycket stor aktör finns risken att de anställda ser sig som en kugge i ett stort maskineri och därför behandlar alla klienter på samma sätt, oavsett unika behov. Du behöver bedöma vilken typ av partnerskap som bäst stödjer ditt företags tillväxt.

Hur mycket kontroll vill du ha över processen?

När du anlitar en professionell översättningsbyrå kan du förvänta dig snabb kommunikation och återkoppling, oavsett byråns storlek. För dig innebär detta större kontroll och färre förseningar. Om ditt främsta behov är att kunna lämna över materialet utan att behöva oroa dig, se bara till att du väljer rätt partner för just dig. Frågan är hur mycket av kontrollen du är redo att släppa, med företagets bästa i åtanke?

I vissa fall har företag egna interna resurser eller lokala distributörer som översätter material. Det kan verka som en enkel lösning som ger mer kontroll, men skenet kan bedra. Distributörer som inte är professionella lingvister saknar ofta de processer och verktyg som krävs för att leverera högkvalitativa översättningar. De har helt enkelt inte den tid, energi eller expertis som krävs för att fokusera fullt ut på uppgiften. Dessutom är det inte säkert att de kommer ihåg att använda företagets ordlista och stilguide, om sådana finns. Översättningen kan bli snabb, men samtidigt slarvig och inkonsekvent.

Vore det inte bättre om arbetet hanterades snabbt och noggrant, med all er information inkluderad och i enlighet med era riktlinjer för stil och terminologi? Att anförtro materialet till en byrå behöver inte innebära att du förlorar kontrollen.

Detsamma gäller för granskningsprocessen. Om fel personer genomför granskningen (som ert marknads- eller säljteam, era ingenjörer eller tekniska skribenter) kan ni hamna i en ändlös process av korrigeringar som troligen aldrig hade uppstått om ni hade litat på en professionell översättningsbyrå från början.

Med det sagt kan det finnas tillfällen då ditt projekt passar perfekt för ett större översättningsföretag. Du måste noggrant analysera exakt vad du behöver. Det vore fel att tro att mindre företag alltid är det bästa valet. Följ den väg som bäst motsvarar ditt företags behov. De allra minsta översättningsbyråerna kanske inte har kapacitet att hantera de volymer du behöver inom en viss tidsram. De kanske saknar resurser för de språk du efterfrågar eller saknar expertis inom just din bransch. De kanske inte heller kan erbjuda de tekniska lösningar som krävs för att integrera med era system, vilket annars kan snabba på processen avsevärt.

Och oroa dig inte för frågan i inledningen. Professionella översättningsföretag är inte en grupp frilansare i en källarlokal. De har oftast en kärna av internt anställda och samarbetar med ett nätverk av beprövade frilansande översättare som hanteras av erfarna projektledare eller leverantörsansvariga. Dessa lokaliseringsexperter arbetar ofta från hemmakontor eller på företagets kontor och ses som en integrerad del av teamet. Så länge ett översättningsföretag har en tydlig organisation och ett huvudkontor är den geografiska spridningen sällan ett problem.

Det viktiga är att du undersöker om översättningsbyrån är rätt för ditt företag, och tvärtom. Storleken spelar roll, både när det gäller deras kompetens och storleken på ditt eget företag.

2. Betyder mognad och erfarenhet samma sak hos ett översättningsföretag?

Alla översättningsföretag börjar någonstans. De har alla haft sitt första projekt, sitt första lyckade uppdrag och sitt första misslyckande. Med åren växer företaget, genomför fler projekt och bygger upp värdefull erfarenhet och expertis. Men även om ett översättningsföretag har tio års branscherfarenhet betyder det inte automatiskt att de har den specifika erfarenhet som du behöver.

När du undersöker hur länge en byrå har funnits på marknaden, se till att inte likställa det med erfarenhet inom det område som är relevant för dig. Ställ alltid specifika frågor. Ju mer detaljerad du är, desto säkrare kan du vara på att företaget verkligen kan leverera de översättningar du kräver.

Bara för att ett företag har tio års erfarenhet av tekniska lösningar för översättning innebär det inte att de har rätt resurser för att hantera lokaliseringen av er mobilapplikation. Om de säger att de har erfarenhet av marknadsföringsöversättning, säkerställ att det innebär mer än en enstaka broschyr de översatte för flera år sedan.

En annan aspekt är erfarenheten av att bygga upp lokaliseringsprocesser. Det händer att företag med otillräcklig budget eller kunskap beslutar sig för att starta en egen lokaliseringsavdelning från grunden. Hur spännande en sådan utmaning än kan verka, är den förenad med stora risker. Att implementera ett internt lokaliseringsteam utan erfarenhet kan leda till dyra misstag och fallgropar. Det blir kostsamt att betala för extra personal och programvara. Lägg därtill den tid som krävs för att skapa effektiva processer och arbetsflöden, vilket inte sker över en natt.

Om du istället väljer att anlita en professionell byrå kan du rikta både budget och tid mot er kärnverksamhet, eftersom ansvaret för översättningen hanteras av externa experter. För att bli framgångsrik i översättningsbranschen krävs tid och pengar för att utbilda personal, välja de bästa verktygen och skapa processer som fungerar. För detta behövs expertis, vilket i sin tur kräver tid och erfarenhet.

Och viktigast av allt, kommer ni internt att kunna anlita olika experter för olika typer av översättningar? När ni bestämmer er för att lokalisera er webbplats till tyska, franska, kinesiska och japanska, har ni då möjlighet att anlita specialister på marknadsföring på tyska, teknisk dokumentation på japanska och mjukvarulokalisering på franska? Allt detta innebär att anställa fler resurser, vilket leder till ökade kostnader. Är ditt företag redo att hantera en sådan utmaning?

3. Vad ska man leta efter hos en översättningsbyrå?

För att hitta den bästa leverantören för just ditt bolag är det viktigt att du ställer rätt frågor. Här är några av de viktigaste:

Är byrån kapabel att verkligen avlasta ert team, utan att skapa nya arbetsuppgifter?
Har de kapaciteten och expertisen att lösa era specifika problem?
Ställer de rätt frågor till er för att förstå era behov på djupet?
Vilken nytta kan de tillföra ert företag? Stämmer det överens med det värde ni söker?
Kommer samarbetet att handla om er som kund, eller om deras interna processer?

Svaren på dessa frågor hjälper dig att hitta rätt partner. Leta efter en byrå som passar era behov, oavsett om det gäller storlek, antal år på marknaden, erfarenhet eller kundfokus.

Allt detta är viktiga aspekter för ett lyckat samarbete. Leta efter en leverantör som har följande meriter:

Erfarenhet och referenser inom er specifika bransch (IT, mjukvara, teknik, life science, medicinteknik, e-handel, fordonsteknik, industriautomatisering, e-learning, finansteknik, energi och så vidare).
Erfarenhet av den typ av översättning ni efterfrågar (marknadsmaterial, mjukvarulokalisering, teknisk dokumentation, utbildningsmaterial, applikationslokalisering med mera).
Resurser att hantera era volymer utan att kompromissa med kvaliteten.
Erbjuder sin expertis genom ett personligt bemötande med nära samarbete och kommunikation.
Tvekar inte att snabbt och tydligt besvara era frågor och funderingar.
Arbetar nära er för att säkerställa en smidig process och ett effektivt arbetsflöde.
Kan erbjuda konkurrenskraftiga priser och visa på möjligheter att optimera era översättningskostnader.

4. Att vara uppmärksam på

En viktig del i valet av byrå är att veta vad du absolut inte behöver, och vad du ska vara vaksam på. Här är en kort lista med frågor att ställa till dig själv och dina kollegor:

Accepterar ni att lokaliseringsprocessen saktas ner på grund av långa kommunikationskedjor?
Önskar ni en enkel och smidig översättningsprocess som tar kortare tid och kostar mindre än ni förväntar er?
Vill ni att byrån ni anlitar ska ha kapacitet att integrera sina system med era?
Vill ni ha en dedikerad projektledare, eller är detta inte relevant för er strategi?
Förväntar ni er att byrån kan förklara både enkla och mer komplexa aspekter av lokaliseringsprocessen?
Spelar det någon roll för er vem som faktiskt utför översättningen?
Hur ser ni på att ert eget sälj- eller marknadsteam ska kvalitetssäkra översättningen?

Dessa frågor, tillsammans med den tidigare checklistan, bör hjälpa dig att se var ni behöver lägga ert fokus. Var också medveten om följande varningssignaler:

När en byrå hävdar att de erbjuder ”allt”, innebär det ofta att de inte är verkliga specialister inom något särskilt område.
Vissa lokaliseringsföretag kan försöka övertyga er om att integration med era system är onödigt och att vanliga CAT-verktyg (Computer-Assisted Translation) är tillräckligt.
Se upp för byråer som inte kan uppvisa konkret erfarenhet inom just er bransch.
Var försiktig med byråer som erbjuder extremt låga priser. Det är positivt att inte betala för mycket, men kan de verkligen leverera den kvalitet ni behöver?

Att ta hänsyn till innan du väljer byrå

När du väljer byrå, ta hänsyn till dess storlek, mognad, erfarenhet och inställning till samarbete, både gällande kundservice och teknologi. Kom ihåg följande:

Storleken spelar roll. De allra största företagen kanske inte passar er verksamhet, och detsamma gäller för de allra minsta.
De lägsta priserna garanterar sällan översättningar av hög kvalitet.
Moderna tekniska lösningar finns för att hjälpa er. Undvik byråer som inte kan erbjuda integration med era system.
En erfaren byrå har inte alltid exakt den erfarenhet du efterfrågar. Var frågvis och gör din research.
En professionell byrå samarbetar med frilansande översättare som har granskats noggrant av byråns leverantörsansvariga, vilket garanterar full kontroll över kvaliteten och processen.
Om du ställer frågor om byråns storlek, erfarenhet, resurser, processer och verktyg och får otydliga svar, är det ett tecken på att det kan vara bäst att leta vidare.

När du har kontrollerat samtliga punkter och fattat ett välgrundat beslut kommer du att se att ett partnerskap med en byrå av rätt storlek och med rätt erfarenhet kommer att vara en avgörande faktor för er internationella tillväxt.