En flerspråkig värld möts i evenemangslokalen
Att arrangera ett internationellt event eller en konferens handlar inte längre bara om att boka lokaler, ordna catering och sätta upp ett schema. I takt med att globaliseringen påverkar allt fler branscher, har deltagarnas språkliga och kulturella mångfald blivit en faktor som inte bara förtjänar utan kräver strategisk planering. Oavsett om det handlar om en vetenskaplig kongress, ett B2B-seminarium, en företagsmässa eller ett teknologievent är det i dag en självklarhet att besökare, föreläsare och sponsorer kommer från olika länder – och talar olika språk.
Här kommer översättning in som en avgörande komponent. Genom att göra kommunikationen tillgänglig för alla deltagare, oavsett språkbakgrund, skapar du ett inkluderande, professionellt och minnesvärt arrangemang. Det påverkar inte bara deltagarens upplevelse, utan även din organisationens rykte, räckvidd och lönsamhet.
Kommunikativa fallgropar vid internationella event
Missade möjligheter i marknadsföringen
Många arrangörer fokuserar uteslutande på engelska när de marknadsför sitt evenemang – med antagandet att alla ändå förstår engelska tillräckligt väl. Men verkligheten är mer komplex. Studier visar att användare i hög utsträckning föredrar att läsa på sitt modersmål när de fattar beslut om att delta i evenemang, särskilt om avgiften är hög eller om resor krävs.
Om din kampanjsajt, dina annonser och e-postutskick endast är på engelska riskerar du att missa:
- Deltagare från länder där engelska inte är förstaspråk.
- Företag som värdesätter lokal kommunikation och kräver tydlighet inför investeringar.
- Internationella medier och bloggare som skulle kunna uppmärksamma ditt evenemang.
Förvirring på plats – trots god planering
Väl på plats kan även små språkliga missförstånd få stora konsekvenser. Om skyltningen till registreringen, schemat i appen eller deltagarmaterialet inte är översatt till besökarnas språk uppstår snabbt irritation och förlorad tid. I vissa fall leder det till att personer inte hittar till rätt föreläsning eller missar viktiga delar av evenemanget.
När kommunikationen blir ett hinder – inte en bro
Muntlig kommunikation – från välkomsttal till paneldiskussioner – är ofta evenemangets hjärta. Men vad händer när presentationer, PowerPoint-bilder eller workshopmaterial bara är tillgängliga på ett språk? Många deltagare kommer att uppleva att deras förståelse begränsas, vilket i sin tur påverkar deras engagemang, deltagande och utbyte av idéer.
Översättningens roll före, under och efter eventet
Översättning bör inte ses som ett tillägg i sista minuten, utan som en strategisk del av hela evenemangsprocessen. Genom att integrera översättning i varje fas av planeringen säkerställer du att kommunikationen inte bara når ut – utan når fram.
Före evenemanget: Få fler att delta
Professionell översättning av följande material hjälper dig att nå och övertyga fler målgrupper:
- Evenemangswebbplats (särskilt startsida, program, praktisk information, biljettköp).
- Nyhetsbrev, sociala medier-inlägg och pressmeddelanden.
- Anmälningsformulär och betalningsinstruktioner.
- Informationsmaterial för sponsorer och utställare.
Resultatet blir inte bara fler anmälningar, utan också en känsla av tillgänglighet och professionalitet som lockar även beslutsfattare och större delegationer.
Under evenemanget: Förstärk upplevelsen på plats
En välplanerad översättningsstrategi under själva evenemanget minskar stress och förbättrar upplevelsen för alla deltagare. Exempel på material som bör översättas:
- Välkomstskyltar, vägvisare och andra fysiska eller digitala skyltar.
- Eventappar, digitala scheman och kartor.
- Föreläsningsslides och åhörarkopior.
- Workshophäften, quiz eller interaktivt material.
- Tryckt eller digitalt deltagarmaterial (mappar, broschyrer, presentationshäften).
Den som känner sig inkluderad och förstår vad som händer, deltar med större intresse och interagerar mer aktivt.
Efter eventet: Utvärdera, dokumentera, bygga relationer
Det är lätt att glömma bort betydelsen av översättning även efter evenemanget. Men i ett globalt sammanhang är det avgörande att fortsätta kommunicera på deltagarnas språk för att upprätthålla relationerna. Här är exempel på dokument som bör översättas:
- Utvärderingsformulär och enkäter.
- Tackmejl och uppföljningar till sponsorer och partners.
- Presentationer och sammanställningar som delas i efterhand.
- Rapporter eller white papers som sammanfattar eventets slutsatser.
Du visar inte bara respekt för deltagarnas insats, utan positionerar även ditt varumärke som ett medvetet och internationellt orienterat arrangemang.
Det handlar om mer än ord: Översättning med kulturell fingertoppskänsla
Att översätta ett eventmaterial handlar inte enbart om att byta språk – det krävs också kulturell förståelse. En skicklig översättare anpassar uttryck, bilder och exempel så att de känns relevanta för målgruppen. Det kan handla om:
- Att anpassa en svensk humoristisk formulering som inte fungerar i tysk affärskultur.
- Att undvika ordval som kan uppfattas negativt i vissa språk eller regioner.
- Att byta ut exempel eller analogier som är otydliga eller irrelevanta i andra kontexter.
Denna typ av kulturell lokalisering är central för att kommunikationen ska uppfattas som äkta, relevant och engagerande.
Teknik och översättning: Så utnyttjar du digitala verktyg rätt
I dagens evenemangsproduktion är tekniken en integrerad del av upplevelsen. Men det är först när tekniken kombineras med professionell översättning som den verkligen kommer till sin rätt.
Eventappar och flerspråkigt innehåll
De flesta större evenemang använder appar där deltagare kan se schema, få påminnelser, delta i interaktiva delar och chatta med andra. Det är viktigt att dessa appar erbjuder språkval och att allt innehåll är korrekt översatt – inte maskinöversatt. Det gäller även push-notiser, FAQ-sektioner och kontaktformulär.
Digital skyltning och flerspråkiga skärmar
LED-skärmar och digital vägledning är idag standard på många konferenser. Med flerspråkigt innehåll, där besökaren själv kan välja språk eller där information roteras, skapar du en mer inkluderande miljö.
Videopresentationer med undertexter
Om du visar förinspelade presentationer eller videoklipp under eventet bör dessa ha professionellt översatta undertexter. Det gör inte bara innehållet tillgängligt för icke-engelsktalande, utan även för deltagare med hörselnedsättning.
Fallstudier: När översättning gjorde skillnad
TechX Europe – från 600 till 1200 deltagare tack vare språkversionering
Ett exempel är teknikmässan TechX Europe, som initialt kommunicerade uteslutande på engelska. Efter att arrangörerna översatte webbplats, marknadsföring och schemamaterial till tyska och franska fördubblades antalet anmälningar från dessa länder. Feedbacken visade att deltagare upplevde större trygghet inför registrering och planering – och att de lättare kunde engagera sina kollegor att följa med.
Vetenskapskonferens i Oslo ökade sponsorintäkter via översatta presentationer
En akademisk konferens i Norge valde att låta översätta alla sponsorpresentationer till engelska och tyska, samt ge sponsorerna möjlighet att leverera eget material på fler språk. Resultatet? Dubbelt så många sponsorer tackade ja – de såg värdet i att nå en större publik på ett mer direkt och professionellt sätt.
Vilka språk bör du prioritera?
Att välja vilka språk man ska översätta till är en strategisk fråga. Det beror på målgrupp, plats, ämne och ambition. Här är några tumregler:
- Om evenemanget är i Tyskland, Frankrike eller Spanien: erbjud alltid översättningar till landets språk, även om innehållet huvudsakligen är på engelska.
- Om deltagarna är från hela Europa: överväg engelska, tyska, franska, italienska och spanska som baspaket.
- Om evenemanget är nischat mot en viss region (t.ex. Östeuropa, Asien, Mellanöstern): anpassa språken därefter.
TOTAL översättningsbyrå kan hjälpa dig att analysera målgruppen och välja rätt språkstrategi baserat på geografisk fördelning, branschdata och deltagarprofil.
Så väljer du rätt översättningspartner för eventet
Det finns många aktörer som erbjuder översättning, men få har den erfarenhet och det processtänk som krävs för att fungera smidigt i ett evenemangssammanhang. Här är vad du bör leta efter:
1. Specialisering inom evenemang och konferenser
En översättningsbyrå som är van vid att arbeta med eventmaterial förstår vilka texter som är känsliga, hur deadlines förändras och vad som krävs för snabb men korrekt översättning.
2. Kapacitet för många språk samtidigt
Stora evenemang kräver ofta parallella översättningar till flera språk – och detta måste ske snabbt. Välj en byrå som har ett brett nätverk av modersmålsöversättare med ämneskunskap.
3. Formatkompetens och teknisk smidighet
Eventmaterial kommer i många format – från PowerPoint och InDesign till WordPress och eventappar. En skicklig översättningspartner hanterar dessa format direkt, vilket sparar dig tid och minimerar fel.
4. Fokus på kvalitetssäkring och stil
Alla texter ska gå igenom noggrann granskning, helst av en andra översättare eller språkgranskare. Byrån bör också kunna följa en gemensam stilguide så att tonen är konsekvent genom hela eventmaterialet.
Sammanfattning: När varje ord räknas
Event- och konferensbranschen är idag global till sin natur, vilket ställer höga krav på kommunikationens tydlighet, tillgänglighet och kulturella anpassning. Översättning spelar en nyckelroll i att skapa ett evenemang där alla känner sig inkluderade, informerade och välkomna – oavsett var de kommer ifrån eller vilket språk de talar.
Genom att tänka strategiskt kring översättning, involvera rätt experter i rätt tid och anpassa kommunikationsflödet till deltagarnas verklighet, bygger du inte bara bättre evenemang – du stärker ditt varumärke, maximerar din räckvidd och skapar verklig affärsnytta.
Vill du veta mer om hur TOTAL översättningsbyrå kan hjälpa dig skapa flerspråkiga event med genomslagskraft? Kontakta oss – vi pratar alla dina deltagares språk.
